I. Postanowienia ogólne 1. Konferencja Passus Summit, zwana dalej Konferencją, odbywa się w dniach 15-16 maja 2024 r. w hotelu Pałac Mała Wieś, Mała Wieś 40, 05-622 Belsk Duży 2. Organizatorem Konferencji jest Passus SA z siedzibą w Warszawie przy ul. Goraszewskiej 19 3. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. 4. Przesłanie Karty Zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu przez Zamawiającego.
II. Zasady uczestnictwa w Konferencji Warunkiem udziału w Konferencji jest spełnienie łącznie wszystkich postanowień: 1. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie https://summit.passus.com/rejestracja zawierającego: a) pełną nazwę Zamawiającego, ujawnioną w odpowiednim rejestrze oraz numeru NIP, b) imię i nazwisko rejestrowanego Uczestnika, d) adres e-mail i numer telefonu rejestrowanego Uczestnika. 2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora. Potwierdzenie zostanie przesłane drogą elektroniczną na adres e-mail Zamawiającego. Potwierdzenie zostanie wysłane przez Organizatora wraz z fakturą proforma w terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia. Przesłanie potwierdzenia przez Organizatora jest równoznaczne z zawarciem umowy między Zamawiającym a Organizatorem. 3. Dokonanie przez Zamawiającego w całości opłaty konferencyjnej określonej na fakturze proforma. 4. Otrzymanie przez Zamawiającego potwierdzenia odnotowania płatności na koncie Organizatora. Warunkiem prawidłowej identyfikacji przez Organizatora wpłaty dokonanej przez Zamawiającego jest dokładne wpisanie tytułu wpłaty zgodnie z brzmieniem faktury proforma wraz z jej numerem. Inne tytuły zapłaty mogą skutkować nieprawidłowym przyporządkowaniem wpłaty i nie dopuszczeniem do udziału w Konferencji. 5. Osoby, które otrzymują specjalne kody rabatowe winny dokonać rejestracji jedynie przy ich użyciu. W przeciwnym wypadku rejestracja odbędzie się na warunkach ogólnych, za co Organizator nie ponosi odpowiedzialności. Rejestracji przy użyciu kodu może dokonać wyłącznie Uczestnik, który otrzymał kod rabatowy. 6. Osoba dokonująca zgłoszenia w imieniu Zamawiającego i akceptująca warunki uczestnictwa, niniejszym oświadcza, że jest upoważniona do zaciągnięcia zobowiązania finansowego wobec Organizatora Konferencji. W przeciwnym przypadku ponosi ona wobec Organizatora odpowiedzialność cywilną, w tym odszkodowawczą, za przekroczenie uprawnień lub ich nie posiadanie.
III. Warunki i terminy płatności 1. Koszt uczestnictwa na Konferencji dla jednej osoby wynosi 3000,00 złotych netto (3690 złotych brutto). 2. Obowiązującym sposobem płatności jest przedpłata w wysokości 100 % kosztów uczestnictwa. 3. Opłata rejestracyjna winna wpłynąć na konto Organizatora w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury proforma. W przypadku rejestracji dokonywanych po dniu 8.05.2024 r. opłata rejestracyjna powinna zostać dokonana przed Konferencją na podstawie potwierdzenia wysłanego przez Organizatora i w terminie przez niego wskazanym. 4. Organizator wystawi fakturę VAT dla Zamawiającego w terminie 7 dni od dnia wpływu opłaty rejestracyjnej na konto Organizatora. 5. Zamawiający upoważnia Passus SA do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego. 6. Opłatę z tytułu kosztów uczestnictwa na Konferencji Zamawiający winien uregulować na rachunek bankowy Organizatora:
Passus S.A. ul. Goraszewska 19, 02-910 Warszawa ING Bank Śląski numer rachunku bankowego: 38 1050 1025 1000 0090 3040 1518
IV. Warunki rezygnacji z udziału w Konferencji 1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie w drodze oświadczenia przesłanego na adres: szkolenia@passus.com 2. Bezkosztowa rezygnacja z udziału w Konferencji jest możliwa w terminie do dnia 8.05.2024 r. W przypadku rezygnacji, które wpłyną na adres mailowy Organizatora po tym terminie Organizator pobierze opłatę manipulacyjną w wysokości 100 % wartości zamówienia.
V. Zasady udziału w Konferencji 1. Termin nadsyłania Kart Zgłoszenia na Konferencję upływa w dniu 10.05.2024r. Po tym terminie Karty Zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo. 2. Organizator ustala plan Konferencji, a także jest uprawniony do dokonywania w nim zmian nawet w dniu 14.05.2024 r. 3. Opłata konferencyjna obejmuje: a) uczestnictwo w konferencji, b) materiały konferencyjne, c) imienny identyfikator, d) lunch, przerwy kawowe według programu i menu ustalonego przez Organizatora, e) kolację oraz udział w evencie wieczornym w dniu 15.05.2024 r. według programu ustalonego przez Organizatora. f) zakwaterowanie w hotelu Pałac Mała Wieś w dniu 15-16 maja (1 nocleg) ze śniadaniem (miejsce w pokoju 2-osobowym) 4.W cenie pokoju zawarte jest miejsce parkingowe, śniadanie, oraz bezprzewodowy Internet. 5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 15:00, kończy o 11:00 następnego dnia. 6. W przypadku, gdy Uczestnik Konferencji będzie chciał być zakwaterowany w pokoju jednoosobowym, zobowiązany będzie do uiszczenia dopłaty do kosztów uczestnictwa na Konferencji w wysokości 500,00 złotych netto (615 złotych brutto). 7. Rezerwacja oraz opłata miejsca hotelowego jest jednoznaczna z akceptacją regulaminu hotelowego. Regulamin hotelu jest dostępny w recepcji hotelowej. 8. Zmiana osoby delegowanej na Konferencję jest możliwa bez dodatkowych kosztów, po uprzednim zgłoszeniu Organizatorowi tego faktu na adres: szkolenia@passus.com do dnia 10.05.2024 r. Po tym terminie każda zmiana osoby delegowanej na Konferencję wiąże się z dodatkową opłatą 500,00 złotych netto (615,00 PLN brutto). 9. Każdy Uczestnik Konferencji obowiązany jest posiadać przy sobie imienny identyfikator wydany przez Organizatora przez cały okres trwania Konferencji. Zakazane jest przekazywanie imiennych identyfikatorów Uczestników Konferencji osobom postronnym.
VI. Postanowienia końcowe 1. Liczba miejsc na Konferencję jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny. 2. Pełnoprawnym Uczestnikiem Konferencji staje się osoba, która:prawidłowo dokona procesu rejestracji – w procesie rejestracji podane zostaną wszystkie wymagane dane będące autentycznymi danymi uczestnika Konferencji, uiści opłatę zgodną z wystawioną fakturą proforma, w wysokości oraz terminie wskazanym w niniejszym regulaminie, dokona rejestracji na miejscu Konferencji odbierając imienny identyfikator. 3. Uczestnik Konferencji, przez udział w Konferencji wyraża jednocześnie zgodę na wykorzystywanie swego wizerunku przez Passus SA dla celów marketingowych, we wszystkich materiałach informacyjno–promocyjnych dotyczących Konferencji bez ograniczeń w czasie. 4. Organizator Konferencji jest uprawniony do niedopuszczenia zarejestrowanego Uczestnika do udziału w Konferencji lub zażądania opuszczenia przez niego Konferencji w przypadku rażącego naruszenia któregokolwiek z zapisów niniejszego regulaminu. 5. Organizator Konferencji jest administratorem danych osobowych Uczestników w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 (tzw. RODO). Organizator przetwarza dane w celu przeprowadzania Konferencji zgodnie z Regulaminem. 6. Przez udział w Konferencji Uczestnik: wyraża zgodę na przetwarzanie dotyczących go danych osobowych przez Organizatora w związku z udziałem w Konferencji na zasadach i w trybie określonym w Regulaminie, oświadcza, że został poinformowany o przysługujących mu prawach, które wynikają z postanowień ustawy o ochronie danych osobowych tj.: o prawie do dostępu do treści swoich danych oraz prawie do ich poprawiania, jak również o prawie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, przyjmuje do wiadomości, iż wyrażenie zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do wzięcia udziału w Konferencji.
